Desafios enfrentados em um projeto

A figura ao lado representa muito bem o desespero que por vezes nos toma em algumas situações de projeto. Quando estamos gerenciando um projeto nos parece em algumas situações que o mesmo “está vivo”. Bem como diz um amigo meu: ” Quando pareço ter mapeado todas as possibilidades de caminho de um projeto surge de maneira improvável algo do “nada” que acaba causando uma terrível dor de cabeça…”. É… eu também já sofri desta terrível verdade. Um projeto é de uma maneira tão complexa e há tantos elementos nele que o PMI criou 9 áreas diferentes de conhecimento e cada uma com seus respectivos esforços para qual o gerente de projetos deve focar.  A partir de agora irei citar alguns ( 5 pelo menos) problemas e situações comuns que surgem em um projeto: (Para muitos destes até mesmo o grande padre Quevedo teria problemas no intuito de encontrar um explicação lógica)

1 – Escopo -> O escopo é uma das áreas de conhecimento do PMI e tenho ela, por experiência própria, como uma das mais difíceis para gerenciar.  Por muitas vezes, mesmo tendo fechado o escopo com o usuário  Uma, Duas, Três, Quatro vezes , seja esse entendimento documentado por ata, carta, papel de pão ou holograma, é muito comum que no andar do desenvolvimento do projeto – quando você estiver fechando o desenvolvimento ou iniciando a homologação, que o usuário questione sobre uma funcionalidade não requisitada e que não fazia parte do projeto. Pois bem isto não é um problema! É só enviar ao controle integrado de mudanças (PMBOK) para que seja avaliado se esta mudança será ou não aprovada. Dependendo do caso uma alteração ou acréscimo de uma nova funcionalidade pode até não fazer um impacto no projeto em termos de tempo e às vezes custo. Porém, rotineiras mudanças , mesmo que pequenas, podem criar um ciclo sem fim prejudicando o projeto. Por muitas vezes o gerente de projeto terá de ter “pulso firme” para controlar o escopo do projeto e seu conseqüente sucesso.

2 – Grande quantidade de stakeholders envolvidos -> A área de comunicação é fundamental e constitui umas das principais atividades do projeto. Quando o número de stakeholders de um projeto cresce ( e nisso incluo os próprios membros de equipe do projeto) a comunicação vai se tornando cada vez mais desafiante. Por muitas vezes o gerente do projeto irá ter de resolver conflitos e perceber interesses individuais.  É importante que o gerente tenha total controle sobre a sua equipe de projeto. Porém, por muitas vezes isto não será possível porque esses membros podem estar envolvidos em outras atividades as quais aplicam mais interesse ( isto acontece principalmente nas estruturas de organização matricial fraca e funcional).

3 – Riscos -> Aquela frase citada mais acima de um amigo meu mostra muito bem o que acontece quando se fala de riscos. É improvável se mapear todos os riscos que podem causar conseqüências não desejáveis a um projeto. O que faz então, por muitas vezes, é elaborar um plano de contingência a ser utilizado caso alguma coisa venha dar errado no projeto.

4 – Características do próprio projeto -> Como falamos também mais acima o projeto é quase um ser dotado de vida. E como tal, o mesmo vai sofrendo mudanças enquanto há o seu desenvolvimento. Por muitas vezes quando estamos em uma fase mais detalhada do projeto surge algo até então não pensado. E isto é muito mais comum do que possa aparecer.

5 – Priorização de projetos – Por muitas vezes você pode ter uma demanda de diversos projetos para serem atendidos para o usuário. Acontece que a partir de uma seqüência linear previamente definida pelo usuário dos projetos com mais prioridade esta “fila” segue uma constante mudança. Por muitas vezes,  podemos nos deparar em situações em que temos de “sair correndo” literalmente com um projeto porque a prioridade de um usuário mudou , seja lá pelo motivo qualquer.

Calma não se desesperem! Coloquei aqui só os problemas. Porém para todos aqui há algum tipo de solução que se não evita pode, no mínimo, minimizar as suas conseqüências. O importante é sempre não deixa-los crescer e mata-los (os problemas) tornando-se cada vez mais um analista tipo 8 hehehehe.

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